内蒙古建筑职业技术学院

采购合同管理办法

第一章  总  则

第一条 为进一步规范学校采购合同管理，加强内控制度建设，提高风险防控能力，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》等法律法规和自治区相关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称采购合同，是指使用纳入学校预算管理资金采购货物、工程、服务后签订的经济合同。

第三条 学校采购合同应当遵循的原则：

（一）平等自愿、协商一致、诚实守信；

（二）先拟定、后审核、再签订；

（三）坚持合同履约当事人为责任主体原则。

第四条 采购合同订立的限额标准

货物、工程、服务类采购项目（电子卖场除外），中标（成交）金额达到1万元，应与供应商签订采购合同。

第五条 采购合同订立时限

学校与中标（成交）供应商应当在中标（成交）通知书发出之日起30日内，按照采购文件确定的事项签订采购合同。

第六条 采购合同应当采用纸质合同书等书面形式，胶装成册，合同当事人加盖公章或合同专用章、骑缝章。以电子数据交换等方式能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为书面形式。合同文本应以国家通用语言文字书写，合同文本中使用的计量单位应使用中华人民共和国法定计量单位。

第七条 学校采购合同应由学校法定代表人（或其授权委托人）与中标供应商法定代表人（或其授权委托人）据实签署日期并加盖公章方可生效。

第八条 采购合同内容的基本条款应符合国家相关法律、法规的规定，维护国家、社会公共利益及学校和师生员工合法权益；采购合同内容涉及国家秘密、工作秘密或商业秘密等事项，应就有关保密条款做出约定，并按照有关法律法规规定采取必要措施。

第二章  合同管理职责

第九条 国有资产管理服务中心主要职责

（一）负责结合学校工作实际制定采购合同管理制度；

（二）负责政府采购项目和学校集中采购项目的合同管理工作，包括合同拟定、合同审核、合同会签、合同签订、合同备案、合同公示、合同存档等工作；

（三）负责协调法律顾问参与学校重大采购合同的谈判和签订、对政府采购和学校集中采购项目采购合同进行合法性审核；

（四）负责配合相关部门完成政府采购项目和学校集中采购项目采购合同的纠纷、调解、仲裁等活动。

第十条 计划财务处主要职责

（一）负责审核学校采购合同中涉及资金来源、保证金收取、付款方式、支付期限等财务风险相关内容；

（二）负责依据采购合同约定，及时进行资金支付。

第十一条 党政办公室主要职责

（一）负责聘请法律顾问或法律机构；

（二）负责采购合同的签章管理工作；

（三）负责接收采购合同的归档、保管、查询等档案管理工作。

第十二条 各部门、各单位主要职责

（一）负责自行采购项目采购合同的谈判、起草、送审、签订、备案、存档等工作；

（二）负责配合国有资产管理服务中心做好政府采购项目和学校集中采购项目合同谈判、合同拟定、合同审核、合同会签等工作；

（三）负责代表学校履行合同，在合同履行过程跟踪进度、分析履约情况，根据合同履行中存在的问题，提出解决问题的意见或建议，出现纠纷及时上报处理。

第三章  合同拟定

第十三条 采购合同拟定内容一般包括下列条款：

（一）当事人的姓名或者名称和住所；

（二）标的；

（三）数量；

（四）质量；

（五）价款或者报酬；

（六）付款方式；

（七）履行期限、地点和方式；

（八）售后服务；

（九）验收要求；

（十）违约责任；

（十一）解决争议的方法。

第十四条 合同中的采购标的、采购数量、采购金额、规格型号、技术指标、质量标准、交付日期、售后服务承诺以及合同履行期限等实质性内容，必须与中标（成交）供应商的投标文件内容一致，不得进行修改或有实质性偏离。

第十五条 电子卖场采购项目成交后，国有资产管理服务中心应在3个工作日内通过政府采购云平台确认采购合同，完成采购合同拟定工作。

第十六条 政府采购项目和学校集中采购项目确定中标（成交）供应商后，国有资产管理服务中心应在5个工作日内依据采购文件、响应文件等拟定采购合同。采购合同内容除包含一般条款外，还应包含供应商提交的书面承诺函、中标通知书、双方另行签订的补充协议、授权委托书等。

第十七条 部门自行采购项目拟定合同前，采购部门应对合同委托方的经营资质、资信等情况进行审查。包括但不限于对对方的资金、技术、设备、信誉等情况进行必要的调查了解，并可要求对方出示或提供营业执照、法人证书或法人代码证、税务登记证、开户行名称和开户行账号，甚至财务报表等有关证明文件或信息。必要时，可要求对方提供相应担保。无经营资格或资信的单位不得与之订立合同。

第十八条 部门自行采购项目完成询价比选并确定成交供应商后，采购部门应在5个工作日内与供应商充分沟通、协商一致，参照合同示范文本拟定采购合同（网络采购平台项目除外）。合同内容应严谨、准确、完整，与采购需求保持一致。拟订采购合同的基本条款应符合国家现行法律、法规和政策规定，符合本校的相关规定。

第四章  合同审核与会签

第十九条 采购合同拟定后，须对合同文本进行严格审核，合同审核工作各节点应在2个工作日内完成。

第二十条 电子卖场采购项目由国有资产管理服务中心对照采购需求、采购公告进行审核。

第二十一条 政府采购项目和学校集中采购项目由采购需求部门（项目执行部门）、法律顾问、国有资产管理服务中心、计划财务处相关人员组成合同审核小组，分别对采购合同进行审核并签署意见。

（一）采购需求部门（项目执行部门）负责与中标（成交）供应商充分沟通，依据招标文件、投标文件等拟定采购合同一般性条款，应保证采购合同的实质性内容与采购结果相一致。

（二）法律顾问负责对采购合同条款进行合法性审核，对重要合同的合法性、有效性及风险因素提出评审意见。

（三）国有资产管理服务中心负责对照招标文件、投标文件等对合同条款及有关附件的完整性、准确性进行审核。

（四）计划财务处负责对采购合同履约保证金、质保金等所涉经济条款、合同的付款方式等进行审核。

（五）采购需求部门（项目执行部门）按照会审意见进行修改，提交国有资产管理服务中心，完成采购合同会签工作。

第二十二条 部门自行采购项目，参考本办法第二十一条，由各部门对采购合同进行严格审核。

第五章  合同签订

第二十三条 学校对外合同必须以“内蒙古建筑职业技术学院”名义签订。校长是依法行使学校职权的唯一法定代表人，学校对外签订各类合同应由校长亲自签订或签发书面授权委托书委托相关部门负责人或项目负责人签订采购合同，被授权委托人不得超越委托权限签订采购合同。未经校长书面授权，任何部门、个人不得以学校名义对外签订任何采购合同、采购协议或带有相似性质的书面文件。

第二十四条 学校公章为唯一有效印章，采购合同须加盖学校公章后方可生效。禁止学校其他印章和各部门、各单位印章用于签订对外采购合同。

第二十五条 合同的末页应当载有合同正文条款，否则应标明“此页无正文”字样，以示末页仅为签字盖章页。严禁将仅有学校签字、盖章却无合同条款的合同末页，交给对方签字盖章。

第二十六条 合同的签订，原则上应由对方当事人先行在合同上签字盖章，或者双方同时签字盖章。

第二十七条 政府采购项目和学校集中采购项目采购合同胶装成册一式5份，国有资产管理服务中心、采购需求部门（项目执行部门）、计划财务处和中标单位各持2份；自行采购项目采购合同一式4份，采购部门与中标（成交）供应商各持2份。

第二十八条 国有资产管理服务中心负责政府采购项目和学校集中采购项目采购合同签订工作；各部门、各单位负责自行采购项目采购合同的签订工作。

第六章  合同履行

第二十九条 签订合同生效后，采购需求部门（项目执行部门）应指派专人小组，及时跟踪和了解合同履行情况，严格依据采购合同中技术参数、服务质量、完成时限、售后服务等内容对中标（成交）供应商合同履行全过程进行督促、指导、监督、检查。

合同履约过程中不得向供应商提出更换产品、设备升级、增值服务、增项服务、延期服务等突破招标文件和采购合同的要求。

第三十条 中标（成交）供应商不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，采购需求部门（项目执行部门）应进行充分沟通，并视情况发出要求对方履行或者采取补救措施的书面函件，督促其履约。

第三十一条 中标（成交）供应商违反合同而使学校受到损失，采购申请部门应当及时采取措施防止损失扩大，并注意收集、保全有关证据；学校不能履行合同，采购申请部门应当积极采取补救措施、减少损失、缩小影响，并立即将相关情况以书面形式报告分管校领导和国有资产管理服务中心，并由学校提出处理意见。

第三十二条 学校或供应商一方因不可抗力不能履行合同的，采购申请部门应注意收集、保全有关证据，并立即将相关情况以书面形式报告分管校领导和国有资产管理服务中心，并由学校提出处理意见。

第七章  合同备案、存档

第三十三条 政府采购项目，国有资产管理服务中心须在采购合同签订之日起2个工作日内，在“内蒙古自治区政府采购云平台”完成采购合同备案和合同公告工作。

第三十四条 学校集中采购项目，国有资产管理服务中心须在采购合同签订之日起7个工作日内，完成校内采购合同备案工作。

第三十五条 部门自行采购的项目，采购部门须在采购合同签订之日起7个工作日内，向国有资产管理服务中心进行备案。

第三十六条 合同应统一编号，实行一份合同一个编号原则，不得重号和漏号。政府采购项目和学校集中采购项目采购合同编号规则为年度+顺序号，中间以“-”分隔；部门自行采购项目采购合同编号规则为部门缩写+年度+顺序号,中间以“-”分隔，例：党政办公室2022年1号采购合同编号为dzb-2022-01。

第三十七条 已经签订的合同及与合同有关的资料，包括与合同有关的文书、图表、传真件等资料、资信证明文件、授权委托书、判决书和仲裁裁决书等相关文件（如有）应与合同一并归档，不得随意处置、销毁、遗失。

第三十八条 国有资产管理服务中心和各采购部门应分别设立合同管理台账，对采购合同妥善保存并及时归档，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。政府采购项目和学校集中采购项目采购合同与其他采购文件资料一并交党政办统一存档；自行采购项目采购合同，本部门存档保存。各类采购合同保存时间不低于15年。

第八章  补充合同

第三十九条 合同生效后，在保证原采购合同实质性内容不变的基础上，学校与供应商针对没有约定或者约定不明确的内容，可以签订补充合同。

第四十条 采购合同履行中，需追加与合同标的相同的货物、工程和服务的，在不改变合同其他条款的前提下，学校可以与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的10%，同时合同总金额不得超过原采购预算额度。

追加的部分金额超过原合同金额10%的，或者虽未超过原合同金额10%但超过政府采购限额标准的，需在经费落实的前提下，就追加的内容重新提出采购申请。

政府采购项目和学校集中采购项目需签订补充合同的，采购需求部门（项目执行部门）应对追加部分进行充分论证，经学校相关会议研究议定后，以书面形式提出申请，报国有资产管理服务中心。

第九章  变更合同与解除合同

第四十一条 合同双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的，双方当事人应当变更、中止或者终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任，双方都有过错的，各自承担相应的责任。

第四十二条 因重大变故确需变更或解除合同的，应在法定或约定期限内，说明变更或解除的理由、变更或解除的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等，且必须采用书面形式签订相应合同文本。

第四十三条 变更或解除合同的文本作为合同的组成部分，纳入本办法规定的管理范围。合同变更后，合同编号不改变。合同变更与解除的审核程序与合同订立审核程序相同。

第十章  合同纠纷处理

第四十四条 在合同签订或履行过程中，各相关责任人应认真负责，积极预防，降低风险、避免或减少合同纠纷，保障合同依法履行。

第四十五条 合同履行过程中发生的纠纷，采购申请部门负责通过双方协商及时处理解决。经协商双方达成一致的，双方应当签订书面协议确定。不能协商解决或经协商不能达成一致的，应当在法定的诉讼时效期限内向人民法院提起诉讼或根据合同约定向仲裁机构申请仲裁。合同纠纷处理一般应由学校的法律顾问参与解决。

第四十六条 任何人未经学校授权批准，不得向合同纠纷对方当事人做出实质性答复或承诺。

第十一章  责  任

第四十七条 在合同拟定、签订及履约过程中有徇私舞弊、索贿、受贿、泄密等违法违纪行为，或在此过程中玩忽职守、失职渎职，给学校造成损失的，要追究相关人员的责任，给予党纪、政纪处分，触犯刑律的依法移交司法机关处理。

第四十八条 凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报有关情况和遗失合同有关资料而给学校造成经济损失的，追究当事人经济责任。

第十二章  附  则

第四十九条 本办法中未尽事宜，依据《中华人民共和国民法典》和相关法律、法规执行。

第五十条  本办法自印发之日起执行，由国有资产管理服务中心负责解释。