内蒙古建筑职业技术学院公文处理规定

一、总则

  l、为使我院党政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，制定本办法。

  2、公文处理的基本要求是准确、及时、安全、保密。公文处理要坚持实事求是的原则，力戒官僚主义、形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。

  3、我院公文处理工作由院党政办公室领导，院属各部门、各单位应指定兼职人员办理公文处理工作。

  二、公文种类

  l、决议　经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。

  2、决定 对重要问题和重大行动作出的决定及采取的措施。

  3、指示 对下级机关布置重要工作，阐明工作活动的指导原则。

  4、意见　发布对重大问题的主张，要求下级机关贯彻执行。

  5、条例 由领导机关制定或批准，规定某些事项或机关、团体的组织、职权等带有规章制度性质的公文。

  6、规定　对特定范围内的工作和事务制定带有约束性的措施。

  7、通知　发布规章，任免干部，传达上级机关的指示，向下级机关布置工作，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理、通知或共同执行的事项。

  8、通报　表彰先进，批评错误，交流经验，传达重要精神情况。

  9、请示 向上级机关请求指示、批准。

  10、报告 向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问或要求。

  11、批复　答复下级机关的请示事项。

  12、函 不相隶属机关之间相互告知事项，商洽工作，询问和答复问题。

  13、会议纪要 记载和表达会议主要精神和议事事项。

  三、 发文

  l、以学院党委和行政名义发出的文件，由业务主管部门拟稿，经部门负责同志核签(有会办单位者，须会稿)后，交党政办公室编号处理，主任审阅并经书记、院长阅签后，方可发出。

  2、党政办公室对以学院党委和行政名义发出的文件，要做好审核工作，审核是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合有关规定，然后送分管院领导签发，拟稿、核签人须对文稿的内容和文字负责。  

  3、文稿签发后，文书工作人员要做好文件的编号、缮写、打印、盖印和分发等工作，如遇有疑问或发现错、漏时，应向拟、核稿人查明修正，缮印文件一律由拟稿单位负责校对，力求做到缮印清晰、整洁，不出差错。公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的文件，由主办机关加盖印章，联合下发的文件，联合发文机关都应加盖印章。文件用纸一般用A4型(297mm×210mm)。

  4、以院党委和院行政名义发出的文件和底稿，应留存党政办公室。

  5、草拟公文应注意的问题：

  (1)要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。

  (2)情况要属实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短。

  (3)人名、地名、数字、引文要准确，时间应写具体的年、月、日。用词要准确、规范，在使用简称时，应先用全称，并加以说明，不写不规范的字。

  (4)公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

  (5)引用公文，应注明发文时间、机关、标题和文号。

  (6)正式文件，均应使用发文稿纸拟稿，并准确确定文件的体式，应写明文件的标题、主送或抄送机关、印发份数。拟稿和部门负责人均应签字。文件应当标注主题词，上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。

  (7)起草、修改或签批公文应使用规定的书写工具。

  (8)学院党委或学院行政转发的文件，由党政办公室起草批语。

  四、收文

  1、院内外专送给学院、院党委及院领导的公文，均由党政办公室办理登记、编号、送批、专办等手续。

  2、院领导、业务部门参加上级召开的会议带回的文件及声像资料，应根据文件内容和机密程度，交党政办公室或有关部门专人登记保管。

  3、院属各部门接到院内外来文，也应由文书处理人员办理登记手续，及时送部门负责同志批阅处理。

4、处理来文，应附上处理单，经党政办公室负责人提出处理意见，分送给书记或院长批阅，然后分送分管院领导和主办单位进行处理。

5、凡属几个单位会办的文件，由批办人指定主办单位，由主办单位会同有关单位研究办理。

6、公文办理应按轻、重、缓、急处理，急件应随来随办，重要文件应请示领导或由领导亲自办理。办理公文应规定期限，一般不超过七至十天。