第一章  总则

第一条 为提高公文处理工作质量和水平，推进公文处理工作的科学化、制度化和规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、内蒙古自治区人民政府办公厅《关于进一步规范公文报送工作有关事宜的通知》（内政办字〔2021〕95号）及内蒙古自治区教育厅《关于进一步规范公文报送有关事宜的通知》（内教办便函〔2022〕112号）有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 学校公文是学校党委、行政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，发布学校管理规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况，进行教学、科研、管理和其他公务活动等的重要工具。本办法所指公文包括各类纸质公文和电子公文。

第三条 本办法所称公文处理工作，是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 学校党政办公室负责学校党委、行政公文的处理工作，并对各部门、各单位的公文处理工作进行指导和督促检查。各部门、各单位应指定专人负责本部门、本单位的公文处理工作。文书、文秘人员应当忠于职守、作风严谨、具备相关专业知识。

第六条 大力推行电子公文，充分利用网络信息技术，除涉密文件外，学校的公文一般应通过OA系统进行流转与处理，减少纸质文件，提高办文效率；不宜使用OA系统传输的公文，仍采用书面形式。

第二章  公文种类

第七条 公文种类主要有：

（一）通知。适用于发布、传达要求下级部门、单位执行和有关部门、单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（二）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（三）报告。适用于向上级部门、单位汇报工作、反映情况，回复上级部门、单位的询问。

（四）决定。适用于对重要事项做出决策和部署，奖惩有关部门、单位和人员，变更或者撤销下级部门、单位不适当的决定事项。

（五）请示。适用于向上级部门、单位请求指示、批准。

（六）函。适用于不相隶属部门、单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）批复。适用于答复下级部门、单位请示事项。

（九）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第八条 公文主要由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附件、附注、抄送单位、页码等组成。

（一）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文部门、单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办部门、单位名称。

（二）发文字号。由发文部门、单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办部门、单位的发文字号。

（三）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（四）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋或2号加粗华文中宋体字体，标题排列应当使用梯形或者菱形。

（五）主送部门、单位。公文的主要受理部门、单位，应当使用部门、单位全称、规范化简称或者同类型部门、单位统称。

（六）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。一般用3号仿宋体字。文中结构层次序数依次可以用“一、” “（一）”、“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用加粗楷体字、第三层和第四层用加粗仿宋体字标注。

（七）附件说明。公文附件的顺序号和名称，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（八）发文机关署名、成文日期、印章。

1.加盖印章的公文。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中上压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

2.不加盖印章的公文。单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

3.加盖签发人签名章的公文。单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。

（九）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十一）抄送部门、单位。除主送部门、单位外需要执行或者知晓公文内容的其他部门、单位，应当使用部门、单位全称、规范化简称或者同类型部门、单位统称。

（十二）页码。公文页数顺序号。

第九条 公文的版式等内容参照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）执行。

第四章  行文规则

第十条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

（一）严格控制公文数量。凡属以下情况的，学校不再制发公文：

1.有关贯彻执行上级文件的一般性表态或没有实质性内容要求的，一般不行文。必要时可按有关规定将上级文件原文翻印下发。文件执行中情况无明显变化的，不再制发没有新内容的同类文件。

2.现行公文仍然适用的；

3.没有实质性内容，可发可不发的；

4.仅就某项工作做出具体安排部署，可通过学校OA系统中的通知公告发布的；

5.已发布领导讲话、印发会议纪要的；

（二）从严控制公文制发规格。

1.部门、单位职责范围内的常规工作、事项，可以部门、单位名义发布通知的，不以学校名义行文；

2.学校管理工作中综合协调的事务，可以党政办名义行文的，不以学校党委或行政名义行文；

3.可通过便函形式印发的，不以学校党委、行政或党政办公室名义发文。

4.召开全校性的会议，会议通知由党政办公室统一发布。

5.规范使用红字版头，各部门、单位未经学校党委、行政批准，不得随意使用学校党委、行政红字版头。

第十一条 根据发文部门、单位与收文部门、单位的行文关系，公文一般分为上行文、下行文、平行文3种。学校公文行文按以下规定办理。

（一）上行文：向上级机关的行文。一般用请示、报告等文种。应当遵循以下规则：

1.原则上主送一个上级部门、单位，根据需要同时抄送相关上级部门、单位和同级部门、单位，不抄送下级部门、单位。

2.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

3.由学校党委、行政向上级机关的行文，按职责分工由各职能部门或有关业务处室、单位代拟稿，报分管校领导签批后，由党政办公室统一编号行文。

4.除上级部门、单位负责人直接交办事项外，不得以学校名义向上级部门、单位负责人报送公文，不得以学校负责人名义向上级部门、单位报送公文。

（二）下行文：校内发文，即以学校党委和行政的名义向校内各部门、各单位发布的公文，以及党政办公室根据学校党委和行政授权向校内各部门、各单位的行文。一般多用通知、决定、意见、通报等文种。下行文主送受理部门、单位，根据需要抄送相关部门、单位。重要行文应当同时抄送发文部门、单位的直接上级部门、单位。

（三）平行文：同级或不相隶属的部门、单位之间行文，一般用函、意见等文种。对于校外部门、单位征求学校意见的公文，应当按照对等原则以学校函件形式回复。

第十二条 各党总支、直属党支部，党政各职能部门、各教学单位的发文权限如下：

（一）党政办公室根据学校党委和行政授权可以向校外上级机关、校内各部门、各单位和同级或不相隶属的部门、单位正式行文。

（二）纪委办公室可以“中共内蒙古建筑职业技术学院纪律检查委员会”名义按照工作职责向全校各部门、各单位行文，须报学校党委批准。

（三）内蒙古建筑职业技术学院工会委员会和共青团内蒙古建筑职业技术学院委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文。

（四）除党政办公室以外，各党总支、直属党支部，教学机构、教辅机构、党政管理机构不得直接向校外上级机关正式行文。需要向学校的上级主管部门请示问题、报告情况或反映意见，必须以学校的名义按规定行文。

（五）学校党委、行政各职能部门必要时可以联合行文。属于各自职权范围内的工作，不得联合行文。

第五章  公文拟制

第十三条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十四条 公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文部门、单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）从实际出发，分析问题、实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他部门或者单位职权范围内的事项，起草部门、单位必须征求相关部门、单位意见，力求达成一致。

（七）学校重大改革发展方案、重要规章制度在起草时必须在有关范围内广泛征求意见，并按照《中共内蒙古建筑职业技术学院委员会会议议事规则》和《内蒙古建筑职业技术学院校长办公会议议事规则》提交党委会、校长办公会审议。

（八）起草涉密公文应当在涉密计算机上操作或通过纸质进行，并应符合国家、学校相关保密制度的要求。

（九）所有公文须按信息公开有关规定确定公开属性，除涉密公文或者有特殊要求外，应当主动公开。

（十）各部门、各单位负责人应当主持、指导本部门、本单位公文起草工作。

第十五条 党政办公室根据学校党委、行政授权制发的党发文、校发文，由党委、行政主要负责人签发或者按照有关规定进行会签；各部门、各单位需要以学校党委、行政名义行文的，由主办部门、单位起草文稿并报分管校领导审核签字后，由党政办公室进行复核，复核后呈送校党委、行政主要负责人签发或者按照有关规定进行会签。以党政办公室名义行文，由党政办公室主任或主任授权的副主任签发。各部门、各单位行文应当经本部门、本单位负责人审核后报分管校领导签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署部门、单位的负责人会签。非涉密公文，通过OA系统发起发文审批流程，涉密公文通过线下履行签发程序。

第十六条 以学校党委、行政名义印发的带字号公文呈送校领导签发之前，党政办公室要认真做好审核工作，审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文部门、单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

一般情况下，从主办部门、单位依程序将文稿送党政办公室之日起，5个工作日内办结。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门、单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门、单位修改后重新报送。

公文签发后，非涉密文件通过学校OA系统发布电子公文，原则上除存档外不再印制纸质件。涉密公文应在符合保密要求的场所印制。各部门、各单位以本部门、本单位名义印发的公文，应做好公文文种、公文格式等的审核工作。

第十七条 便签公文的行文应遵守以下规则：

校内各部门、各单位需以学校党委、行政名义向校外单位报送的便签公文，由各部门、各单位负责人审核签字后报分管校领导签发，再由党政办公室统一行文。校内各部门、各单位向校内印发的便签公文，应做好公文文种、公文格式等的审核工作。

第十八条 文稿经签发后方能生效，未经领导签发的文件不得印发。

第六章  公文办理

第十九条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十条 收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本部门、本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门、单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文部门、单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见，经本单位负责人批示后转有关部门、单位办理；需要两个以上部门、单位办理的，应当明确主办部门、单位。紧急公文应当明确办理时限。承办部门、单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门、单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

（八）校外收文的收进与传阅由党政办公室负责。工作人员要做好签收、登记、填写来文处理签收等工作。学校各部门、各单位按照收文的办理流程，做好校内文件的接收传阅办理存档管理工作。

第二十一条 涉密公文应当通过机要文件交换站或者收发件单位专门的机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的涉密计算机信息系统进行传输。

第二十二条 公文办理完毕后，应及时归档。

（一）需要归档的公文及有关材料，应当根据档案工作法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。

（二）校外来文、学校党发文、校发文、党政办发文由党政办公室统一管理。以各部门、各单位名义印发的公文，由各部门、各单位自行管理。公文办结后，应及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷，并于年初将上一年度的案卷移交学校档案室。

第七章  公文管理

第二十三条 公文整理立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，保证齐全、完整、正确反映本部门、本单位的主要工作情况，便于保管、查找和利用。

第二十四条 联合办理的公文，原件由主办部门、单位整理归档，必要时，其他部门、单位保存复制件或其他形式的副本。 

第二十五条 拟制、修改和签批公文，用笔用墨应符合存档要求，不得用铅笔、圆珠笔。

第二十六条 传递秘密公文时必须采取相应的保密措施，确保文件安全。

第二十七条 翻印上级带密级文件或内部资料，须经分管校领导或学校负责人批准，秘密级以上和注明不准翻印的文件，不得翻印。翻印（复印）的涉密文件，应按正式涉密文件登记、管理、传阅，不准随处携带和遗失。

第二十九条 专兼职文秘人员、机要员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定做好移交工作。

第八章  附则

第三十条 本办法自印发之日起施行，由党政办公室负责解释。